Overslaan en naar de inhoud gaan

Afwezigheid assistent inschakelen

7 mei 2026

Waarom stel je Out of Office in Outlook in

Stel je voor: je bent op vakantie, of je hebt een flinke verkoudheid te pakken. Je kunt even geen e-mails beantwoorden en vraagt je af hoe je dat het beste kunt aanpakken. Geen zorgen. Met de afwezigheid assistent in Outlook stel je snel een automatisch antwoord in. Hierdoor weten afzenders waar ze aan toe zijn en wie ze kunnen benaderen in jouw afwezigheid. In deze korte handleiding leggen we je uit hoe je de Out of Officefunctie eenvoudig instelt.

Aanbevolen blogs

Zie alle blogs

Waarom een afwezigheidsbericht?

Het gebruik van een afwezigheidsbericht is niet alleen praktisch, maar ook heel belangrijk. Hier zijn een paar redenen waarom:

  • Je beheert verwachtingen en duidelijkheid want jouw afzenders weten gelijk wanneer ze een reactie kunnen verwachten,
  • Je verwijst direct slim door: want je noemt direct een collega of teamadres voor dringende zaken,
  • Je blijft professioneel omdat iedereen netjes bericht krijgt, zowel intern als extern.

Automatische afwezigheidsberichten versturen (Outlook desktop)

Laten we nu aan de slag gaan met het instellen van je automatische afwezigheidsbericht. Volg deze eenvoudige stappen:

Stap 1: Open Outlook en klik op Bestand (links bovenin). Kies Automatische antwoorden.

Stap2: Automatische antwoorden inschakelen

Vervolgens stel je het volgende in:

  • Kies Automatische antwoorden verzenden,
  • Optioneel: stel een datumbereik in (start- en eindtijd). Dan stopt het bericht automatisch. Zonder datumbereik schakel je later handmatig uit,
  • Zie je Automatische antwoorden niet? Gebruik dan Regels en waarschuwingen om een afwezigheidsbericht te maken.

Stap 3: Bericht voor intern en extern

  • Binnen mijn organisatie: tekst voor collega’s en of teams,
  • Buiten mijn organisatie: kies Alleen mijn contactpersonen om onnodige replies naar nieuwsbrieven en ongewenste e‑mail te voorkomen. Vermijd persoonlijke gegevens in je externe afwezigheidsbericht.

Stap 4: Opslaan

  • Klik op OK. Je afwezigheid assistent staat direct aan.

Automatische afwezigheidsberichten uitschakelen

  • Onder het lint zie je een melding dat Automatische antwoorden actief zijn,
  • Klik Uitschakelen om het afwezigheidsbericht te stoppen,
  • Wil je het datumbereik of de tekst aanpassen? Open Bestand > Automatische antwoorden en wijzig je instellingen.

Optioneel: Stel een datumbereik in (start- en eindtijd) zodat het bericht automatisch stopt. Zonder datumbereik moet je het later handmatig uitschakelen.

Als je de optie voor automatische antwoorden niet ziet, gebruik dan regels en waarschuwingen om een afwezigheidsbericht te maken.

Voorbeelden om in te stellen

Hier zijn enkele voorbeelden die je kunt gebruiken voor je afwezigheidsbericht:

Binnen mijn organisatie
“Ik ben afwezig t/m [datum]. Voor urgente vragen: mail [collega] via [e‑mail] of team [adres]. Vanaf [datum] pak ik je bericht op.”

Buiten mijn organisatie
“Bedankt voor je bericht. Ik ben afwezig t/m [datum]. Voor dringende zaken: [teamadres] of [telefoon]. Vanaf [datum] reageer ik graag.”

Vergeet niet om persoonlijke gegevens te vermijden in je externe afwezigheidsbericht.

Outlook op mobiel

Heb je de Outlook-app op je telefoon? Geen probleem. Volg deze stappen om je afwezigheid assistent in te schakelen:

  • Outlook voor iOS/Android,
  • Open de Outlook‑app > je profielfoto > Instellingen (tandwiel) > Account > Automatische antwoorden > Zet aan, voeg je tekst toe en (optioneel) een tijdsperiode,
  • Download: iOS (App Store) en Android (Google Play).

Met deze stappen ben je nu goed voorbereid om je afwezigheid professioneel te communiceren. Geniet van je vakantie of van een goed herstel.

Meest gestelde vragen

Wat is het verschil tussen afwezigheid assistent en Out of Office?

Het is hetzelfde principe: een automatisch antwoord tijdens afwezigheid. In Outlook heet het officieel Automatische antwoorden.

Hoe voorkom ik automatische antwoorden op nieuwsbrieven?

Zet Buiten mijn organisatie op Alleen mijn contactpersonen. Zo krijgt niet elke verzendlijst je afwezigheidsbericht.

Werkt dit met Microsoft 365 en gedeelde mailboxen?

Ja. Voor Microsoft 365 kun je per mailbox Automatische antwoorden instellen. Voor een gedeelde mailbox kan je beheerder dit ook centraal aanzetten.

Wat nu? Ik zie ‘Automatische antwoorden’ niet.

Gebruik Regels en waarschuwingen om een regel te maken die een standaardantwoord verzendt op inkomende e‑mail (en zet ‘één keer per afzender’ aan).

Hoe wijzig of beëindig ik mijn automatisch antwoord?

Open Bestand > Automatische antwoorden en pas je tekst/tijd aan of kies Uitschakelen.

Aan de slag bij Bitcom

Bij Bitcom staan we klaar om je stap voor stap te helpen.
Contact